PRIVACY POLICY

プライバシーポリシー

制定日:2012年9月15日
最終更新日:2021年4月26日

ビズメイツ株式会社(以下、「当社」)は、以下のとおりプライバシーポリシー(以下、「当ポリシー」)を定め、これに従い、当社が提供するサービス(以下、「サービス」)をご利用いただくお客様(以下、「お客様」)から当社が収集した個人情報の管理に最大限の注意を払い、これを取り扱うものとします。

目的外利用の防止

目的外の利用や提供を防止するため、個人情報の利用および提供は、個人情報保護管理者が、その適正性を確認した上でおこなっています。また、自主点検、内部監査等の活動を通じた統制活動も強化しております。

個人情報の漏えい、滅失、き損等に対する是正処置

個人情報の漏えい、滅失、き損等が発生した場合は、被害拡大防止を最優先とし、速やかに是正処置を講じるとともに、原因究明をおこない、再発防止に努めます。また、事故に関する情報について、必要な範囲で関係者、関係機関に報告します。

法令、国が定める指針、その他の規範の遵守

当社は、個人情報の取り扱いに関する法律および関連法令、国が定める指針、所属団体等の規範等を遵守します。

個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当社は、個人情報の保護に関するマネジメントシステムを実行し、維持するとともに定期的に見直しをおこない、継続的改善に努めます。

個人情報に関する苦情、相談への対応

当社に対して、個人情報の取り扱いに関する苦情、相談をおこなう場合は、下記の「個人情報お問い合わせ窓口」までご連絡ください。また、当社の個人情報保護に関するお問い合わせならびに本方針に関するお問い合わせについても下記にて対応いたします。

個人情報問合せ窓口
privacy@bizmaets.jp

本方針の変更

本方針の内容は事前承認を得ることなく変更されることがあります。
変更後の本方針については、当社が別途定める場合を除いて、当サイトに掲載した時から効力を生じるものとします。

ビズメイツ株式会社
代表取締役社長 鈴木 伸明

個人情報に関する公表事項

1.個人情報の利用目的の公表に関する事項

ビズメイツ株式会社(以下、「当社」という)が取り扱う個人情報の利用目的は、下表の通りです。

  1. 全事業共通
    個人情報の種類 利用目的
    会員情報
    (ご登録頂いた氏名、性別、生年月日、メールアドレス等の情報及び端末情報、ログ情報、Cookie情報、位置情報、インターネット上の行動履歴情報等。)
    • お申し込みいただいた商品、サービスの提供のため
    • 商品、サービスに関する当社からのご案内、お知らせのため
    • 顧客動向の分析、商品開発等の調査・分析のため
    • トラブル発生時や災害等の緊急事態が発生した際の対応のため
    • サービス利用料金の精算、遅延金等の回収のため
    • 本人確認のため
    取引先情報 顧客管理・マーケティング利用のため
    セミナー参加者情報 商品、サービスに関する当社からのご案内、お知らせのため
    各種お問い合わせ情報 各種お問い合わせ対応のため
    採用応募者情報 弊社が必要とする人材の採用判断のため
    在職者情報 人事管理業務および業務の連絡のため
    当社の役員、従業員とその家族および退職者に関する情報
    • 法令に基づく従業員情報の取得、管理のため
    • 従業員の健康管理のため
    • 人事給与業務の履行のため
    • 福利厚生のため
    • 災害等の緊急時の連絡のため
    • その他、人事・労務管理上必要な処理のため
  2. オンライン英会話事業
    個人情報の種類 利用目的
    法人受講者情報 上記「会員情報」と利用目的と同様
    モニター参加者情報 上記「会員情報」の利用目的および「取引先情報」と同様
  3. 人材紹介事業
    個人情報の種類 利用目的
    申し込み希望者および利用者の情報
    • 当社からの仕事紹介、仕事に関するご連絡等、サービス提供のため
    • 商品、サービスに関する当社からのご案内、お知らせのため
    • 顧客動向の分析、商品開発等の調査・分析のため
    • トラブル発生時や災害等の緊急事態が発生した際の対応のため
    • 損害賠償金等の回収のため
    • 本人確認のため
    求人企業の情報
    • 当社からの人材の紹介、お申し込みいただいた商品、サービスの提供のため
    • 商品、サービスに関する当社からのご案内、お知らせのため
    • 顧客動向の分析、商品開発等の調査・分析のため
    • トラブル発生時や災害等の緊急事態が発生した際の対応のため
    • サービス利用料金の精算、遅延金等の回収のため

2.保有個人データに関する周知事項

当社は、保有個人データの取り扱いにあたり、下記の事項を公表いたします。

  1. 当社の名称 ビズメイツ株式会社(東京都千代田区)
  2. 個人情報保護管理者 コーポレートデザイン本部 本部長
  3. すべての保有個人データの利用目的 「1.個人情報の利用目的の公表に関する事項」参照
  4. 保有個人データの取り扱いに関するお問い合わせ・苦情等の申し出先
    個人情報問合せ窓口
    privacy@bizmates.jp
  5. 当社が属する認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先
    認定個人情報保護団体の名称
    一般財団法人日本情報経済社会推進協会
    苦情の解決の申出先
    個人情報保護苦情相談室
    住所
    〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
    電話番号
    03-5860-7565 / 0120-700-779

3.個人情報の開示等のご請求に応じる手続き

当社は個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去または第三者への提供停止のご請求および個人情報に関する苦情・ご相談については、個人情報お問い合わせ窓口(privacy@bizmates.jp)にて承ります。ただし、ご請求いただいた個人情報につき、法令等の規定により個人情報を開示できない場合や当社の保管期間を過ぎた場合については、お客様の個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去、または第三者への提供停止に応じることができませんのでご了承ください。
個人情報の開示等をご請求される皆さまは、個人情報お問い合わせ窓口までお問い合わせください。所定の様式(個人情報お問い合わせ申請書)をお送りしますので、必要事項をご記入の上、下記住所までご送付ください。

ご送付いただくもの

  1. 「個人情報お問い合せ申請書」

    所定の用紙に以下の事項をご記入ください。

    1. ①ご本人様の住所・氏名・電話番号とご捺印
    2. ②請求日
    3. ③開示をお求めになる個人情報を特定するための情報
  2. ご本人様、代理人の方であることを示す証明書
    ご本人様の場合
    運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、在留カードの写しのいずれか1つ
    代理人の方の場合
    • 代理人である事を示す委任状(必須)
    • 委任状に押印された本人の印鑑証明書、代理人の本人確認書類のいずれか1つ
  3. 手数料

    1,000円(利用目的の通知または開示の場合のみ)

ご送付先

住所
東京都千代田区神田須田町1-7-9 VORT秋葉原maxim 10階
ビズメイツ株式会社 個人情報保護管理者

※代理人の方がご請求される場合は、お問い合わせください。なお、代理人請求ができる方は下記の方に限らせていただきます。

  • 未成年者または成年被後見人の法定代理人
  • 開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人

当社では、上記の請求を受領した場合は、必要な調査を実施した上で、2週間以内に書面にて回答致します。回答にあたっては、なりすましによる個人情報の漏えいを防止する目的で、本人限定受取郵便を用いますので、ご了承ください。

以上。

Date of enactment: September 15, 2012
Last updated: April 26, 2021

Bizmates, Inc. (hereinafter referred to as the “Company”) shall provide the Privacy Policy (hereinafter referred to as the “Policy”) as follows and handle with the utmost care in accordance therewith the personal information that is collected by the Company from customers (hereinafter referred to as the “Customer”) who use the services the Company provides.

Prevent out-of-purpose use or provision of the personal information

The Company shall use and provide personal information after the Personal Information Protection Manager confirms the appropriateness thereof, in order to prevent out-of-purpose use or provision of the personal information. In addition, the Company has reinforced controlling activities through voluntary checks or internal audits, etc.

Corrective action for leaks, destruction/loss or damage of personal information

In the case of the occurrence of leaks, destruction/loss or damage of personal information, the Company shall place the utmost priority on the prevention of the spread of damage, and take corrective actions promptly, as well as pursue the causes and strive to prevent recurrence. In addition, the Company shall report information relating to incidents to related parties and organizations to the extent necessary.

Compliance with the laws and regulations, guidelines provided by the government and other norms

The Company shall comply with the Act on the Protection of Personal Information and related laws and regulations, guidelines provided by the government and norms, etc. of affiliated organizations and the like.

Continuous improvement of the personal information protection management system

The Company shall execute, maintain and regularly review the management system related to protection of personal information, and strive for continuous improvement thereof.

Handling of complaints and consultations relating to personal information

If there is any complaint or consultation relating to handling of personal information to the Company, please contact the Personal Information Inquiry Counter as below. Also, inquiries about protection of personal information of the Company shall be handled as well at the Counter below:

Bizmates, Inc.
privacy@bizmaets.jp

Revision of this Policy

The contents of this Policy may be revised without advance approval. The Policy after revision shall come into effect when published on the Site, except for in cases where otherwise provided by the Company.

Bizmates, Inc.
Chief Executive Officer Nobuaki Suzuki

Disclosed Matters relating to Personal Information

1.Matters on disclosure of the purpose of use of personal information

The purpose of use of personal information handled by Bizmates, Inc. (hereinafter referred to as the “Company”) shall be as in the following table.

  1. All businesses in common
    Type of personal information Purpose of use
    Subscriber information
    (such as a name, gender, date of birth, e-mail address or information of device, log, cookie, location, or activity history on the internet)
    • For provision of products and services applied for
    • For guidance and messages from the Company relating to products and services
    • For analysis of customer trends, surveys and analysis of product development, etc
    • For handling when trouble occurs, or emergencies such as disasters
    • For settlement of service use fees, collection of delayed payments, etc
    • For identification
    Business partner information For customer management and marketing use
    Seminar participant information For guidance and messages from the Company relating to products and services
    Various inquiries information For handling various inquiries
    Recruitment applicant information For judgment on hiring personnel that the Company needs
    Existing worker information For HR management work and work-related contact
    Information relating to executives and employees of the Company, and their family, and retirees of the Company
    • For acquisition and management of employee information under the laws and regulations
    • For health management of employees
    • For performance of HR salary work operations
    • For benefits and welfare
    • For emergency contact in disasters, etc.
    • For any other processing necessary for personnel affairs and labor affairs management
  2. On-line English conversation business and on-line Japanese conversation business
    Type of personal information Purpose of use
    Corporate lecture-taker information Same as the purpose of use for “subscriber information” above
    Monitor Participant Information Same as the purpose of use for “subscriber information” and “Business partner information” above
  3. Personnel placement business
    Type of personal information Purpose of use
    Information on subscription applicant and users
    • For provision of the Services by the Company, such as referrals of work, communications relating to work, etc.
    • For guidance and messages from the Company relating to products and services
    • For analysis of customer trends, surveys and analysis of product development, etc
    • For handling when trouble occurs, or emergencies such as disasters, etc
    • For collection of compensation for damage, etc
    • For identification
    Job-offering companies’ information
    • For referrals of personnel from the Company, and provision of applied products and services
    • For guidance and messages from the Company relating to products and services
    • For analysis of customer trends, surveys and analysis of product development, etc.
    • For handling when trouble occurs, or emergencies such as disasters, etc.
    • For settlement of service use fees, collection of delayed payments, etc.

2.Disclosed matters on personal information subject to disclosure

The Company publicly announces the following matters upon handling personal information subject to disclosure.

  1. Name of the Company Bizmates, Inc. (Chiyoda-ku, Tokyo)
  2. Personal information protection manager Person in General Manager, Corporate Design Division
    contact
    privacy@bizmates.jp
  3. Purpose of use of all personal information subject to disclosure See “1. Matters on disclosure of purpose of use of personal information”
  4. Window for inquiries and complaints on handling of personal information subject to disclosure
    Personal information inquiry contact
    Personal Information Protection Manager
    Address
    10F VORT Akihabara maxim,1-7-9, Kanda-Sudacho, Chiyoda-ku, Tokyo
    Contact
    privacy@bizmates.jp
  5. Name of certified personal information protection organization with which the Company is affiliated, and the place for requests for resolution of complaints
    Name of certified personal information protection organization
    Japan Information Processing and Development Center (JIPDEC)
    Party to petition for resolution of complaints
    Personal Information Protection Complaints Consultation Office
    Address
    C/o Roppongi First Building, 1-9-9, Roppongi, Minato-ku, Tokyo 106-0032
    Tel
    03-5860-7565 / 0120-700-779

3.Procedures to respond to requests for disclosure, etc. of personal information

The Company shall accept requests for notification or disclosure of the purpose of use of personal information, correction, addition, deletion of the contents thereof, suspension of use, deletion or suspension of provision to a third party, and complaints or consultations relating to personal information at the Personal Information Inquiry Counter (privacy@bizmates.jp); provided, however, that for personal information requested, if the personal information cannot be disclosed such as pursuant to the provisions of the laws and regulations, etc. or the storage period of the Company is elapsed, please understand that the Company may not respond to requests for notification or disclosure of the purpose of use of personal information of the customer, corrections, additions to, deletion of the contents thereof, suspension of use, deletion or suspension of provision to a third party.
Please inquire of the Personal Information Inquiry Counter for requests for disclosure, etc. of personal information. The Company will send the prescribed form (Personal Information Inquiry Request Form), and the Customer shall enter the required matters and send the Form to the following address.

Items that must be sent

  1. Personal Information Inquiry Request Form

    Please enter the following matters in the Form

    1. (1) Address, name, telephone number and seal of the subject person
    2. (2) Date of request
    3. (3) Information to specify the personal information of which disclosure is requested
  2. Certificate to identify the subject, or the proxy thereof
    In the case of the subject of information
    Any one of driving license, passport, health insurance card, or resident card
    In the case of proxy
    • Letter of proxy to indicate the person is the proxy of the subject (essential)
    • Either of the seal impression certificate of the subject person affixed to the letter of proxy, or identification documents of the proxy
  3. Handling charge

    1,000 yen (only in the case of notification or disclosure of the purpose of use)

Address for sending

Address
Personal Information Protection Manager
Bizmates, Inc.
10F VORT Akihabara maxim, 1-7-9, Kanda-Sudacho, Chiyoda-ku, Tokyo

* In the case of a request by proxy, please make an inquiry. We limit the persons who can make a request by proxy to the following:

  • Legal representative for a minor or adult ward
  • Proxy delegated by the subject person for requests for disclosure, etc.

When the Company receives the above request, upon carrying out the necessary investigation, etc., the Company shall reply in writing within two (2) weeks. Please understand that when we reply, in order to avoid prevention of leaks of personal information by impersonation, we will use registered post to be signed and received by addressee only.
The governing language of this Privacy Policy shall be Japanese.